Työnantajaksi yrityksessä – Mitä pitäisi ottaa huomioon?
Jossain vaiheessa yrityksen toimintaa voi tulla tarve palkata työntekijä. Sopivan henkilön löydyttyä ensimmäinen vaihe työntekijän palkkauksessa on työsopimuksen laadinta ja palkasta sopiminen. Työntekijän palkkaamiseen liittyy kuitenkin monia muitakin asioita kuin pelkkä työsopimus ja palkanmaksu sovittuna aikana.
Tässä kerron hieman tarkemmin mitä asioita pitäisi muistaa työnantajavelvotteista, kun palkkaat ensimmäisen työntekijän.
Huolehdi vakuutuksista
Työnantajan vastuulle kuuluu ottaa lakisääteinen tapaturma- ja ryhmähenkivakuutus henkilöstölleen. Kannattaa olla yhteydessä omaan vakuutusyhtiöön ja järjestää pakolliset työnantajavakuutukset kuntoon. Lisäksi työnantajan pitää ottaa työntekijälleen eläkevakuutus.
Työnantaja pidättää työntekijältä työntekijän osuuden työeläkevakuutuksesta bruttopalkasta ja tilittää eläkevakuutusmaksut työeläkevakuutusyhtiölle kerran kuussa. Myös työttömyysvakuutusmaksut pidätetään palkasta. Työllisyysrahasto laskuttaa työnantajalta maksettujen palkkojen mukaisesti työttömyysvakuutusmaksut neljännesvuosittain.
Muista tallentaa työntekijän tiedot ja palkkoihin liittyvät aineistot huolellisesti
Työntekijätiedot ovat salassa pidettäviä aineistoja eikä niihin saa päästä käsiksi kuin sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työssään esim. palkanlaskijat. Työntekijään liittyviä tietoja ovat esimerkiksi työsopimukset, verokortit, ay-maksut ja ulosottomaksutiedot sekä työntekijään henkilönä liittyvät tiedot.
Palkanmaksun yhteydessä palkansaajalle on annettava palkkalaskelma, josta selviävät palkanmaksun perusteet. Tehdyistä työtunneista laaditaan työaikakirjanpito ja nämä tiedot on säilytettävä laissa määritellyn ajan. Työnantajan on annettava palkansaajalle tämän pyynnöstä työ- ja palkkatodistus.
Tilitä ennakonpidätys- ja sairausvakuutusmaksu verottajalle
Työnantajan on pidätettävä palkansaajan palkasta verokortin mukaisesti ennakonpidätys. Lisäksi työnantajan on maksettava sairasvakuutusmaksu, joka lasketaan työntekijän bruttopalkasta. Työnantaja tilittää ennakonpidätys- ja sairasvakuutusmaksut verottajalle kuukausittain palkanmaksua seuraavan kuukauden 12. päivä mennessä.
Tee tulorekisteri-ilmoitukset
Jokaisesta palkanmaksusta on tehtävä tulorekisteriin palkkatietoilmoitus viiden päivän kuluessa palkan maksamisesta. Lisäksi kuukausittain pitää antaa työnantajan erillisilmoitus, jolla ilmoitetaan sairasvakuutusmaksun alaiset palkat. Tulorekisterin avulla eläkevakuutusyhtiöt ja tapaturmavakuutusyhtiöt saavat tiedot maksetuista palkoista.
Järjestä työterveyshuolto
Työnantajan vastuulle kuuluu järjestää työntekijälle ennaltaehkäisevä työterveyshuolto. Työterveyshuollon toimijoita on paljon, joten voi valita sellaisen toimijan, joka vaikuttaa parhaalta oman yrityksen kannalta.
Ennaltaehkäisevä työterveyshuolto on pakollinen, mutta työnantaja voi laajentaa työterveyshuollonsopimusta siten, että se kattaa myös sairaanhoidon kustannuksia. Lisätietoja saa työterveyshuollon toimijoilta ja verottajan sivustolta.
Apua työntekijän palkkaamiseen
Tässä oli lyhyesti, mitä kaikkea olisi huomioitava yrityksen palkatessa työntekijää. Lisätietoja ja apua työntekijän palkkaamiseen liittyvissä asioissa saat tilitoimistoltamme, vakuutusyhtiöiltä ja verottajalta.
Kannustamme asiakkaitamme myös liittymään työnantajajärjestöön, jolta saa apua työehtosopimuksiin liittyvissä asioissa.
