Miten asiakas voi helpottaa kirjanpitäjänsä työtä?
Välillä asiakkaamme kysyvät, että miten he voisivat helpottaa kirjanpitäjän työtä.
Epäselvyydet kirjanpidossa ja aineiston toimittaminen myöhässä aiheuttavat kirjanpitäjälle kiirettä ja stressiä. Jos aineistot tulisivat ajallaan ja oikein niin se helpottaisi meidän työtaakkaamme.
Aineistoa tulee meille asiakkailta useita eri kanavia pitkin ja eri aikaan. Vaikka sähköiset järjestelmät ovat helpottaneet työtämme, on meillä edelleen alkukuusta enemmän kiirettä työssä. Samoin alkuvuodesta meillä on kiirettä, sillä suurimmalla osalla tilikausi päättyy vuoden vaihteessa.
Asiakas voi helpottaa kirjanpitäjänsä työtä useallakin tavalla. Tässä blogissa vinkkejä mitkä asiat voisivat auttaa työtämme.
Tietojen toimittaminen ajallaan ja sopimuksen mukaisesti
Kirjanpitotositteiden toimittaminen ajoissa helpottaa kirjanpitäjän työtä. Emme mielellämme tee rästikirjanpitoja, jotka tuodaan kenkälaatikossa kerran vuodessa, kaikki aineistot sekaisin ja puutteellisena. Tällaisen kirjanpidon selvittäminen vie paljon aikaa ja vaivaa.
Asiakassuhteen alussa valitaan, otetaanko käyttöön sähköinen kirjanpito, vai toimitetaanko aineisto eTaskulla vai paperimuodossa. Kirjanpitäjää helpottaa kun aineisto toimitetaan sopimuksen mukaisessa aineistomuodossa.
Jos on käytössä sähköinen ohjelmisto, kaikki aineistot tallennetaan järjestelmän kautta. Jos haluaa paperikirjanpidon, tulostetaan aineisto ja toimitetaan se paperilla tilitoimistoon. Jos käytetään eTaskua niin tallennetaan kaikki aineistot sinne. Jos aineistoa toimitetaan paperilla, sähköpostilla ja lisäksi on sähköinen ohjelmisto käytössä, niin kirjanpitäjän työntaakka lisääntyy. Turhaa aikaa menee, kun hän tallentelee eri lähteistä tulevan aineiston samaan järjestelmään.
Sähköpostilla lähetetyt aineistot joudutaan tulostamaan tai tallentamaan uudestaan. Turhat välivaiheet kirjanpidossa jäävät pois, silloin kun aineistot tulevat yhdenmukaisesti toimitettuina.
Vain yritykseen liittyvä aineisto kirjanpitoon
Tositteiden toimituksessa kannattaa pohtia mihin ne liittyvät. Ruokailuun liittyviin kulukuitteihin on hyvä merkitä osallistujat ja selvittää mihin tapahtumaan ruokailu liittyy. Tavarahankintoihin liittyviin laskuihin voi merkitä onko osto tehty yritykseen vai laskutetaanko kyseinen tavara asiakkaalta.
Aineiston selvittelyssä helpottaa, kun ei toimiteta mitään yksityistalouteen liittyviä aineistoja kirjanpitoon. Emme haluaisi käsitellä asiakkaan perjantain kauppalaskuja tai lasten vaateostokuitteja kirjanpidossa.
Toiminimillä on hyvä olla erikseen oma yritystili, jonka kautta yritystoimintaa operoidaan. Yritystililtä maksetaan yrityksen laskut ja sinne tulevat yrityksen myyntisuoritukset.
Digitaalisten työkalujen hyödyntäminen
Aineiston toimittamisessa kannattaa hyödyntää sähköisiä ohjelmistoja. Meillä on yhteistyökumppanina Procountor-ohjelmisto ja eTasku- kuittisovellus.
Procountorin avulla voi sähköistää näppärästi taloushallinnon. Ohjelmisto toimii pilvipalveluna ajasta ja paikasta riippumatta. Ostolaskut saa ohjelmaan suoraan sähköisinä ja sitä kautta pystyy lähettämään asiakkaille myyntilaskut sähköisinä.
eTaskun kautta voi tallentaa kuitit ja muun kirjanpidon aineistot. Kirjanpitäjä pystyy käsittelemään kuitit ohjelmassa. Kirjanpitoa voi tehdä pitkin kuukautta ja asiakkaat saavat raportit kuun vaihteen jälkeen nopeasti ja ajantasaisesti.
Avointa keskustelua yrityksen muutoksista
Kirjanpitäjälle on hyvä kertoa yritystoiminnan muutoksista. Jos yritykseen on tulossa isoja hankintoja tai vaikka yrityskauppa on siitä hyvä mainita kirjanpitäjälle. On tärkeää, että kirjanpitäjä tietää tulevista muutoksista, jotta hän voi hoitaa työnsä kunnolla.
Myös yhteystietojen muutokset, pankkitilin vaihdot ja omistajan vaihdokset on hyvä ilmoittaa ajoissa tilitoimistoon.
Aikataulut ja viranomaisvelvoitteiden hoito
Yritykset ovat velvoitettuja antamaan veroilmoituksia, ALV-ilmoituksia ja palkkoihin liittyviä ilmoituksia. On hyvä toimittaa ajoissa aineistot kirjanpitäjälle ja palkanlaskijalle, jotta hän ehtii antamaan ilmoitukset ajallaan.
Määräajat rytmittävät kirjanpitäjien ja palkanlaskijoiden töitä. Jos aineisto on myöhässä tai/ja puutteellinen myös ilmoitukset myöhästyvät ja siitä seuraa viivästymismaksuja yritykselle.
Kirjanpitäjän työssä jaksamisen helpottaminen
Kirjanpitäjän kiireisintä aikaa on tilinpäätösaika, joka suurimmalla osalla yrityksiä ja yhdistyksiä on tammi-ja maaliskuun välisenä aikana. Silloin olisi hyvä antaa kirjanpitäjälle työrauha ja ymmärtää, että asioiden hoitaminen vie aikaa.
Asiakkaat voisivat osoittaa arvostavansa kirjanpitäjän tekemää työtä toimittamalla aineistot ajoissa ja tarkastaa, että aineistossa on kaikki tarvittavat materiaalit.
Yhteenvetona miten voi auttaa kirjanpitäjää hänen työssään.
Kirjanpitäjän työtä helpottaa kun kirjanpitoaineisto toimitetaan ajallaan ja tarkastetaan, että kaikki aineistot ovat mukana. Aineisto olisi hyvä toimittaa sopimuksessa valitulla toimitustavalla. Kirjanpitoon kuuluu vain yritykseen liittyvää aineistoa ei yksityiskuluja.
Kirjanpitäjälle on hyvä kertoa olennaisista muutoksista yrityksen toiminnassa. Aineistot tulee toimittaa ajallaan ja sopimuksen mukaisesti, jotta kirjanpitäjälle jää aikaa tehdä työnsä ajallaan. Kiireisinä aikoina on hyvä antaa kirjanpitäjälle työrauha tehdä tilinpäätökset rauhassa.
Avoimuudella ja hyvällä yhteistyöllä helpotamme kirjanpitäjän työtä ja varmistamme asiakastyytyväisyyden. Kirjanpito tulee tehtyä oikein ja ajallaan kun, yhteys asiakkaan ja tilitoimiston kanssa on toimiva.
