Kirjanpito- ja hallintoaineiston säilytys- Mitä pitäisi tietää?
Kirjanpitovelvolliselle kertyy yhtiön toiminnan ajalta paljon erilaisia asiakirjoja, dokumentteja ja kirjanpitoon liittyviä aineistoja. Kaikkia aineistoja ei ole tarpeen säilyttää toistaiseksi, vaan osan aineistosta voi määräaikojen puitteissa hävittää. Milloin aineistoja voi sitten hävittää ja mitkä aineistot on säilytettävä toistaiseksi?
Tässä blogissa selvitetään kirjanpitoon ja hallintoon liittyviä säilytysaikoja ja tapoja.
Kirjanpitoon liittyvän aineiston säilyttäminen
Kirjanpitolain mukaisesti kirjanpitovelvollisen on säilytettävä kirjanpitoon sisältyvä tositeaineisto kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen. Tositeaineisto sisältää osto- ja myyntilaskut, kuitit ja asiakaskirjeenvaihdon ja muun kirjanpitoon sisältyvän aineiston. Muu kirjanpitoaineisto sisältää esimerkiksi tiliotteet, matka- ja kululaskut ja varastokirjanpidon.
Kirjanpitolain mukaisesti tilinpäätös, tase-erittelyt, tililuettelo ja pää- ja päiväkirja on säilytettävä kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.
Palkkakirjanpitoon liittyvän aineiston säilyttäminen
Monella yrityksellä on palkansaajia ja siihen liittyen kertyy aineistoa. Palkanlaskentaa varten tarvitaan palkansaajista verokortit, työsopimukset ja vakuutusyhtiöistä tiedot. Palkkakirjanpitoon kuuluvat myös palkkalaskelmat, palkkakortit ja työaikakirjanpito. Työntekijän palkasta voidaan periä AY-jäsenmaksuja ja ulosottomaksuja yms. joista tarvitaan tiedot palkanlaskentaan.
Palkkahallintoon liittyviin aineistojen säilytysaikoihin vaikuttavat muun muassa työaikalaki, tulorekisterilaki, kirjanpitolaki ja GDPR eli tietosuoja-asetus. Eri lainsäädäntöjen välillä on säilytysajoissa eroja.
Työaikalaki velvoittaa säilyttämään työaikakirjanpidon kuluvan vuoden lisäksi kaksi seuraavaa vuotta. Työaikakirjanpito sisältää työvuoroluettelot, toteutuneet työajat ja tiedot maksetuista korvauksista. Työsuhteen päätyttyä tähän liittyvä aineisto on työaikalain mukaisesti säilytettävä kaksi vuotta.
Palkkalaskelmat ja palkkakortit kuuluvat kirjanpitotositteisiin eli niitä koskee kirjanpitolain mukainen 6 vuoden säilytysaika. Tulorekisteriin ilmoitettu palkkatieto säilyy rekisterissä 10 vuotta sen vuoden alusta, kun tieto on rekisteröity. Jos tulorekisterin tietoja joutuu korjaamaan jossain vaiheessa, on hyvä yrityksellä olla olemassa omat dokumentit, joista tietoja voi tarvittaessa tarkistaa. Varminta on säilyttää palkka-aineisto 10 vuotta tilikauden päätöksestä.
Hallintoon liittyvä aineisto
Hallintoon sisältyy paljon erilaisia dokumentteja. Ne voivat olla yritystoimintaan liittyviä yhtiösopimuksia, lainasopimuksia, pöytäkirjoja ja rekisteröintiin liittyviä asiakirjoja (esim. yhtiöjärjestys, kaupparekisteriote, osakasluettelo yms.).
Osakeyhtiölain mukaan yhtiön pöytäkirjat on lain mukaisesti säilytettävä luotettavalla tavalla toistaiseksi eli pysyvästi. Samoin yhdistyslaissa ei ole säilytysajalle määritelty säilytysaikaa, joten yhdistyksen pöytäkirjat on myös säilytettävä toistaiseksi.
Sopimuksiin liittyvät asiakirjat on hyvä säilyttää kuusi vuotta tilikauden päättymisestä, koska ne liittyvät yleensä myös kirjanpitoon ja siten toimivat tausta-aineistona kirjanpidossa. Pidempikin aika voi olla järkevää, jos vanhoja asioita joutuu selvittämään.
Aineiston säilyttämisen käytännöt
Ennen sähköisiä pilvipalveluja aineistot säilytettiin mapeissa paperitositteina. Kirjanpitoaineistot säilytettiin omassa mapissaan ja päällimmäisinä mapissa olivat pää- ja päiväkirjat. Lisänä aineistossa oli sidottu tasekirja (nykyään nimityksenä tilinpäätös). Palkkoihin oli oma mappinsa ja hallintoaineistoa säilytettiin pöytälaatikossa tai omassa mapissa arkistoituna. Verottajalta postissa tulleet materiaalit tallennettiin samaan mappiin muiden hallintoaineistojen kanssa. Tilitoimistolla saattoi olla oma hallintomappinsa asiakkaan tiedoista.
Nykyisin aineistot ovat pirstaloituneet eri paikkoihin. Osa aineistosta saattaa olla sähköisessä pilvipalvelussa, jossa kirjanpitoaineistot säilyvät kokonaisuudessaan niin kauan kun palvelu on käytössä. Aineiston varmuuskopiointi hoituu pilvipalveluissa eikä moni säilytä omia kopioita aineistosta itsellään. Hallintoaineisto saattaa olla erillisessä pilvipalvelussa. Verohallinnon kirjeet tulevat sähköpostissa yrityksille ja kuitit saattavat olla kuittipalvelussa säilytettynä. Osa aineistosta saattaa olla myös paperisina dokumentteina yrityksellä mapissa tai vaikka pöytälaatikossa.
Miten aineistoa tulisi sitten lainmukaisesti säilyttää?
Kirjanpitolain mukaan aineistoa voi säilyttää sähköisesti tai paperilla. Aineiston pitää olla selväkielistä, luettavaa ja tarvittaessa mahdollista tulostaa. Kirjanpidon säilytyksestä on mainittu, että se on säilytettävä huolellisesti ja luotettavalla tavalla. Aineisto on säilytettävä siten, että tarvittaessa se on luovutettavissa esim. viranomaisille tarkistusta varten.
Hallintoaineiston säilyttämisessä voidaan noudattaa samoja perusteita kuin kirjanpidossa eli aineisto on säilytettävä huolellisesti ja luotettavalla tavalla. Jokaisen kirjanpitovelvollisen kannattaa pohtia miten aineisto on tallennettu tällä hetkellä ja onko toimintatavoissa jotain sellaista, jossa olisi parantamisen varaa.
Jos yrityksen kirjanpito ja palkanlaskenta on järjestetty pilvipalvelussa, kannattaisi pohtia olisiko järkevää tallentaa tilikauden päättyessä kaikki yritykseen liittyvät kirjanpitoaineistot ulkoiselle muistitikulle tai vaikka yrityksen omaan sähköiseen kansioon. Samoin voisi tallentaa tilikauden pää- ja päiväkirjat ja tilinpäätösasiakirjat ja verotukseen liittyvät aineistot tilikausittain ulkoiselle tallennusvälineelle. Hallintoon liittyvä aineisto voi olla yrityksellä mapissa paperisena tai vaikka tietokoneella omaan sähköiseen kansioon säilytettynä.
Sähköiset pilvipalvelut toimivat hyvin niin kauan, kun palvelu on käytössä. Jos sopimus päättyy, on aineisto viimeistään silloin tallennettava jonnekin ulkoiselle välineelle, josta se on tarvittaessa käytettävissä. Aineistojen arkistointi on aina yrityksen vastuulla, ellei sitä ole erikseen sovittu ulkopuolisen toimijan hoidettavaksi.
Kirjanpidon säilytysaika on pitkä ja ohjelmistot voivat yrityksen elinkaaren aikana vaihtua useammankin kerran. Siksi on tärkeää pohtia miten järjestää arkistointi luotettavalla tavalla.
Henkilöt ja tehtävät voivat yrityksessä vaihtua ja silti yrityksen kirjanpito ja hallintoaineisto on löydyttävä tarvittaessa. Osakeyhtiössä hallitus on vastuussa kirjanpidon ja hallinnon luotettavasta säilytyksestä. Muissa yritysmuodoissa yrittäjä on vastuussa ja yhdistyksissä hallitus vastaa kirjanpidosta ja hallinnon lainmukaisesta säilytyksestä.
Aineistojen huolellisella arkistoinnilla ja dokumentoinnilla varmistetaan, että kaikki yrityksen tiedot löytyvät tarvittaessa. Jos aineistot ovat sähköisessä muodossa, on hyvä varmistua, että arkistointi ei ole pelkästään yhden henkilön vastuulla.
