Sähköisen kirjanpidon hyödyt yhdistyksille
Osa meille tarjouspyynnön lähettävistä yhdistyksistä pohtii, miten taloushallinnon palvelut voisi järjestää helposti. Voisiko yhdistys ottaa käyttöön sähköiset palvelut vai hoidettaisiinko kirjanpito perinteisesti paperisesti. Sähköinen taloushallinto tarkoittaa sitä, että talousasiat hoidetaan digitaalisesti pilvipalvelun kautta.
Paperikirjanpidossa aineisto on tulostettava ja toimitettava tilitoimistoon erikseen. Ostolaskut on jonkun hyväksyttävä ja sen jälkeen ne on maksettava verkkopankissa. Useassa yhdistyksessä hallituksen puheenjohtaja hyväksyy ja rahastonhoitaja tämän jälkeen maksaa laskut. Hyväksynnät laskuihin on saatava joko allekirjoittamalla ne tai jotenkin muuten todentamalla.
Tässä blogissa ajattelin avata hieman sähköisen kirjanpidon hyötyjä yhdistysasiakaille.
Sähköinen ohjelmisto helpottaa rahaston hoitajan työtä
Yhdistysten toiminta on pääsääntöisesti yleishyödyllistä ja monesti toimintaa rahoittaa Stea tai muu vastaava toimija, jolle pitää raportoida varojen käytöstä. Yleensä yhdistykselle on valittu rahastonhoitaja, joka hoitaa laskut ja muut maksatukseen liittyvät asiat. Laskut hyväksytetään ensin hallituksen jäsenellä tai puheenjohtajalle, jonka jälkeen yhdistyksen rahastonhoitaja maksaa laskut.
Sähköisessä taloushallinnon järjestelmässä jokaisella ohjelmiston käyttäjällä on omat henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, joiden avulla käyttäjä tunnistetaan. Jokaiselle käyttäjälle määritellään asetuksissa oikeudet, joiden mukaan hän voi ohjelmassa toimia.
Ohjelmaan voidaan asettaa hyväksymiskierto, jonka avulla käyttäjä saa tiedon ohjelmaan tulleesta laskusta. Tämän jälkeen hän pääsee asiatarkastamaan ja hyväksymään laskun. Hyväksynnän jälkeen lasku siirtyy seuraavalle laskun käsittelijälle, joka voi siirtää laskun maksuun ohjelmassa.
Selkeä työnjako helpottaa työtä ja kun aineisto löytyy sähköisessä muodossa on laskun hyväksymiskierto helppo toteuttaa.
Kaikki aineistot samassa järjestelmässä - ajasta ja paikasta riippumatta
Sähköisessä ohjelmistossa kaikki ostolaskut, tiliotteet ja muu mahdollinen kirjanpitoaineisto on yhdessä ja samassa paikassa. Ostolaskut tulevat ohjelmaan verkkolaskuna tai skannauspalvelun avulla. Tiliotteet ja maksut siirtyvät ohjelmaan, kun maksuliikevaltuutus on pankin kanssa sovittu.
Kuitit voi kuvata ja siirtää ohjelmaan erillisen mobiilisovelluksen avulla. Mobiilisovelluksella voi myös hyväksyä ja maksaa ostolaskut ja laatia myyntilaskuja ja tehdä matkalaskuja.
Ohjelmisto on pilvipalvelupohjainen eli sitä voi käyttää ajasta ja paikasta riippumatta. Tarvitaan vain toimiva nettiyhteys ja ohjelmistoon voi kirjautua vaikka puhelimella.
Aikaa säästyy, kun samaa ostolaskua ei tarvitse monen henkilön käsitellä fyysisesti vaan sama ostolasku löytyy ohjelmistosta. Jokainen voi tehdä oman työnsä ohjelmiston kautta. Tiliotteet tulevat suoraan pankista ohjelmaan, eikä niitä tarvitse erikseen tallennella.
Tilintarkastajat voivat tehdä työnsä kirjautumalla palveluun omilla tunnuksillaan eikä tarvitse toimitella mappeja erikseen mihinkään. Toiminta säästää aikaa ja vaivaa kaikilta osapuolilta. Kirjanpitäjä voi tehdä kirjanpidon pitkin kuukautta ohjelmistossa ja näin kirjanpitokin pysyy ajan tasalla. Palkanlaskenta tapahtuu ohjelman kautta ja samassa paikassa voi maksaa myös palkat ja lähettää tulorekisteriin tarvittavat ilmoitukset.
Arkistointi säilyy kunnossa, kun aineisto on samassa paikassa. Ohjelmistoon on mahdollista tallentaa myös muuta aineistoa esimerkiksi sopimuksia ja kokouspöytäkirjoja.
Pöytäkirjat voi ohjelman kautta allekirjoittaa digitaalisesti ja ne säilyvät ohjelmistossa tallennettuna. Myös muut dokumentit voidaan säilyttää järjestelmässä digitaalisesti ja ne on järjestelmästä helposti saatavilla niitä tarvitseville.
Rohkeasti kohti uutta tapaa toimia
Voin lämpimästi suositella yhdistyksille sähköisten palvelujen käyttöönottoa. Voin tulla myös tarvittaessa esittelemään ohjelmistoa yhdistyksen hallitukselle.
Lyhyesti sähköisen taloushallinnon hyödyt: yhteistyö helpottuu, kun aineisto on yhdessä paikassa, kirjanpito pysyy ajan tasalla ja automaation kautta suurin osa tiedoista siirtyy ohjelmaan suoraan. Rahastonhoitajan työt sujuvoituvat kun aineistoja ei tarvitse liikutella paikasta toiseen.
